会議を効果的に進めよう
ストーリー
「今日の設計レビュー、1時間の予定が2時間になりましたね......」
渡辺マネージャーが苦笑した。
「会議が長引くのは準備不足が原因だ。 アジェンダなし、ゴールなし、時間管理なしの会議は ただの雑談になる。効果的な会議の進め方を覚えよう」
会議の3つの原則
1. 目的を明確にする
全ての会議には明確な目的が必要です。
| 会議の種類 | 目的 | 成果物 |
|---|---|---|
| 意思決定会議 | 何かを決める | 決定事項とアクションアイテム |
| 情報共有会議 | 情報を伝える | 共有された情報の記録 |
| ブレインストーミング | アイデアを出す | アイデアリスト |
| 問題解決会議 | 問題を分析し解決策を見つける | 解決策と担当者 |
| スタンドアップ | チームの同期 | ブロッカーの特定 |
2. 事前準備をする
会議の前に準備すべきもの:
□ アジェンダ（議題と各議題の時間配分）
□ 参加者リスト（必要な人だけ招待）
□ 事前資料の共有（読んでおいてもらう）
□ ゴール（この会議で何を決める/共有するか）
□ 会議室/ビデオ会議リンクの準備
3. 時間を守る
1時間の会議のタイムボックス:
0:00 - 0:05 開始・アジェン ダ確認
0:05 - 0:25 議題1（20分）
0:25 - 0:45 議題2（20分）
0:45 - 0:55 議題3（10分）
0:55 - 1:00 まとめ・アクションアイテム確認
アジェンダの作り方
テンプレート
markdown
# [会議名]
日時: YYYY/MM/DD HH:MM〜HH:MM
参加者: [名前]
ゴール: [この会議で達成すること]
## アジェンダ
1. [議題1]（XX分） - 担当: [名前]
- 目的: [情報共有 / 意思決定 / 議論]
- 事前資料: [リンク]
2. [議題2]（XX分） - 担当: [名前]
- 目的: [情報共有 / 意思決定 / 議論]
3. アクションアイテム確認（5分）
## 事前に目を通してほしい資料
- [資料名]（リンク）実例: 設計レビュー会議
markdown
# 検索機能 設計レビュー
日時: 2026/02/16 14:00〜15:00
参加者: あなた、田中、鈴木、渡辺マネージャー
ゴール: 検索機能のアーキテクチャを決定する
## アジェンダ
1. 要件の確認（10分） - あなた
- 目的: 情報共有
- 事前資料: 要件定義書（リンク）
2. 設計案の比較（25分） - あなた
- 目的: 議論
- A案: Elasticsearchを使用
- B案: PostgreSQL全文検索を使用
- 比較表: （リンク）
3. 意思決定（15分） - 渡辺マネージャー
- 目的: 意思決定
- 決定基準: パフォーマンス、コスト、開発工数
4. アクションアイテム確認（10分）
## 事前に目を通してほしい資料
- 設計案比較表（リンク）←必ず読んでおいてくださいファシリテーションの基本
ファシリテーターの役割
| 役割 | 具体的な行動 |
|---|---|
| 時間管理 | 各議題の時間を守る。「あと5分です」と告知 |
| 議論の交通整理 | 脱線したら戻す。発言していない人にも振る |
| 合意形成 | 意見をまとめ、結論を確認する |
| 記録の確認 | アクションアイテムと担当者を確認する |
よくある問題と対処法
| 問題 | 対処法 |
|---|---|
| 1人が話し続ける | 「ありがとうございます。他の方の意見も聞きましょう」 |
| 話が脱線する | 「興味深い話ですが、本題に戻りましょう。その件は別途」 |
| 意見が出ない | 「田中さんはどう思いますか？」と指名する |
| 対立が起きる | 「両方の意見の良い点を整理しましょう」 |
| 結論が出ない | 「次のアクションだけ決めましょう」 |
ファシリテーションのフレーズ集
議論を始める時:
「今日のゴールは[XXX]を決めることです。では始めましょう」
意見を求める時:
「この案について、懸念点がある方はいますか？」
「田中さん、フロントエンドの観点ではどうですか？」
脱線を戻す時:
「重要な観点ですが、今日の議題に集中しましょう。
その件は別のミーティングで扱いましょう」
合意を確認する時:
「B案で進めるということでよろしいですか？
異論がある方は今のうちにお願いします」
会議を終える時:
「アクションアイテムを確認します。
田中さん: ○○を来週水曜まで
鈴木さん: △△を来週金曜まで
以上でよろしいですか？お疲れさまでした」
議事録の書き方
テンプレート
markdown
# 議事録 - [会議名]
日時: YYYY/MM/DD HH:MM〜HH:MM
参加者: [名前]
記録者: [名前]
## 決定事項
- [決定1]: [内容]
- [決定2]: [内容]
## アクションアイテム
| 担当 | タスク | 期限 |
|------|--------|------|
| 田中 | [内容] | MM/DD |
| 鈴木 | [内容] | MM/DD |
## 議論の要点
### [議題1]
- [要点1]
- [要点2]
- 結論: [結論]
### [議題2]
- [要点1]
- [要点2]
- 結論: [結論]
## 次回
- 日時: YYYY/MM/DD HH:MM
- 議題: [次回の議題]議事録のコツ
| ポイント | 説明 |
|---|---|
| 決定事項を先頭に | 読み手が最初に知りたいのは「何が決まったか」 |
| 発言を逐語録にしない | 要点だけを記録。議論の流れがわかれば十分 |
| アクションアイテムは担当と期限必須 | これがないと実行されない |
| 会議後すぐに共有 | 記憶が新鮮なうちに。24時間以内が目安 |
会議の効率化
不要な会議を減らす
この会議は本当に必要？
□ メールやSlackで代替できないか？
□ 参加者全員が本当に必要か？
□ 30分で終わらないか？（デフォルト1時間にしない）
□ アジェンダなしで招集していないか？
25分/50分ルール
30分会議は25分、1時間会議は50分で終わらせます。移動時間や次の会議の準備時間を確保するためです。
まとめ
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 3つの原則 | 目的明確、事前準備、時間厳守 |
| アジェンダ | ゴール、議題、時間配分、事前資料を含む |
| ファシリテーション | 時間管理、交通整理、合意形成、記録確認 |
| 議事録 | 決定事項とアクションアイテムを先頭に |
| 効率化 | 不要な会議を減らす、25分/50分ルール |
チェックリスト
- アジェンダのテンプレートを使える
- ファシリテーションの基本フレーズを知っている
- 議事録を構造化して書ける
- 不要な会議の判断基準を持っている
次のステップへ
次のセクションでは、「リモートワークのコミュニケーション」を学びます。対面以上に工夫が必要なリモート環境での効果的なコミュニケーション方法を身につけましょう。
推定読了時間: 30分