わかりやすい伝え方のフォーマット

ストーリー

「報告するとき、つい長くなっちゃうんですけど...」

「わかる。最初は何から話せばいいか迷うよね。でも、フォーマットを覚えると楽になるよ」

「フォーマット？」

「そう。伝え方の型（かた）のことだよ。結論から話す、っていう基本の型を覚えよう」

結論ファースト

最も重要なルール

まず結論を言う。理由や詳細はその後。

悪い例と良い例

悪い例（経緯から話す）

「今日、朝からログイン機能の実装をしていたんですけど、
途中でデータベースのエラーが出て、ドキュメントを読んだり
StackOverflowで調べたりしたんですが、結局解決できなくて、
えっと、つまり、タスクが完了していません...」

相手は最後まで聞かないと結論がわかりません。

良い例（結論から話す）

「ログイン機能の実装ですが、未完了です。
データベースのエラーが解消できず、調査中です。
ドキュメントとStackOverflowを確認しましたが解決していません。
アドバイスをいただけますか？」

最初の一文で状況がわかります。

5W1H

伝える内容に漏れがないかを確認するフレームワークです。

使い方

すべてを毎回使う必要はありません。 伝えるべき情報が抜けていないかの確認用 として使います。

悪い例（情報が不足）

「エラーが出ました」
→ いつ？どこで？何のエラー？

良い例（5W1Hで情報を整理）

「本番環境で（Where）、
今朝9時頃から（When）、
ログイン画面で（What）
タイムアウトエラーが発生しています（How）」

PREP法

説明や意見を伝えるときに便利なフレームワークです。

具体例

場面: 「テストツールを導入したい」と提案する

【Point】   テスト自動化ツールを導入したいです。
【Reason】  現在、手動テストに毎回2時間かかっており、非効率だからです。
【Example】 先月だけで10回手動テストを実施し、合計20時間を費やしました。
            自動化すれば、1回あたり10分で完了する見込みです。
【Point】   チームの生産性向上のため、テスト自動化ツールの導入を提案します。

場面別フォーマット集

完了報告

【報告】〇〇が完了しました。
■ 内容: [何を完了したか]
■ 結果: [どうなったか]
■ 備考: [補足事項があれば]

問題報告

【報告】〇〇で問題が発生しています。
■ 状況: [何が起きているか]
■ 影響: [どの範囲に影響するか]
■ 対応: [現在の対応状況]
■ 相談: [判断を仰ぎたいこと]

進捗報告

【報告】〇〇の進捗をお伝えします。
■ 進捗: [何%完了 or どこまで進んだか]
■ 予定: [いつ完了するか]
■ 課題: [問題があれば]

相談

【相談】〇〇についてご相談です。
■ 状況: [今の状況]
■ 自分の考え: [自分はこう思う]
■ 聞きたいこと: [何を教えてほしいか]

実践ポイント

数字を使う

× 「かなり進みました」
○ 「全10タスクのうち7つ完了しました（70%）」

× 「もう少しかかりそうです」
○ 「あと2時間ほどかかる見込みです」

× 「たくさんエラーがあります」
○ 「3件のエラーが発生しています」

短くまとめる

× 「えっと、先週の金曜日にですね、田中さんから
    いただいたタスクなんですけど、最初は順調だったん
    ですが途中からちょっと問題が出てきまして...」

○ 「田中さんから依頼されたタスクで問題が発生しました。
    詳細を報告します。」

まとめ

• 結論ファーストの伝え方を理解した
• 5W1HとPREP法を理解した
• 実際の報告で使えるようになる

次のステップへ

伝え方のフォーマットを学びました。

次のセクションでは、ビジネスコミュニケーションでよく使われる基本用語を覚えましょう。 知らない言葉が出てきたときに困らないよう、事前に準備しておきます。

推定読了時間: 25分