EXERCISE 90分

ストーリー

田中VPoE
「To-Be設計、再設計パターン、例外処理、移行計画を学んだ。ここでは問い合わせ対応プロセスのTo-Be設計を一通り作ってみよう。」
あなた
「Step 1で作ったAs-Is分析を踏まえて、AIを組み込んだTo-Beプロセスを設計するんですね。」
田中VPoE
「その通り。As-Isのボトルネック(メール応答待ち、エスカレーション遅延、たらい回し、低い一次解決率)を再設計パターンで解消し、例外処理と移行計画まで含めた設計書を作ってくれ。」

ミッション概要

項目内容
演習タイトルNetShop社 問い合わせ対応プロセスのTo-Be設計
想定時間90分
成果物To-Be設計書(プロセスフロー + 再設計パターン適用 + 例外処理 + 移行計画)

前提条件

As-Is分析の結果(Step 1の復習)

主なボトルネック:
  1. メール初回応答待ち: 4時間(一次対応の優先度が電話・チャットより低い)
  2. エスカレーション後の待ち: 3時間(二次対応チームの負荷過多)
  3. 他部門回答待ち: 4時間(SLAなし)
  4. 低い一次解決率: 55%(テンプレート回答が不十分)
  5. たらい回し: 15%の問い合わせが3部門以上をたらい

年間コスト影響:
  再問い合わせ追加コスト: 約3.2億円
  顧客離反コスト: 約4.5億円(推定)

使用可能なAI技術

AI技術用途期待精度
テキスト分類(BERT系)問い合わせカテゴリの自動分類92%
感情分析顧客の感情検出88%
セマンティック検索(RAG)FAQ/ナレッジベース検索85%
LLM(GPT-4クラス)回答ドラフト生成品質評価中
音声認識(Whisper系)電話のリアルタイム文字起こし95%

Mission 1: To-Beプロセスフローの設計

要件

4つの再設計パターン(自動化・簡素化・統合・並列化)を適用し、問い合わせ対応のTo-Beプロセスフローを設計してください。

  1. チャネル別のフロー(電話・メール・チャット)
  2. AIと人間の役割分担(レーン分け)
  3. 判断ポイントの再設計(確信度ベースの分岐)
  4. 適用した再設計パターンを明示
解答例

適用パターン

パターン適用箇所効果
自動化カテゴリ分類、FAQ検索、回答ドラフト、対応記録処理時間の大幅削減
簡素化受付→分類→ルーティングを1ステップに統合振分工程の排除
統合顧客情報+注文情報+配送情報をAIが統合表示たらい回しの解消
並列化受付と同時にAIが情報収集+回答候補生成応答時間の短縮

To-Beプロセスフロー

[レーン: AIシステム]
  (問い合わせ受付) → [NLP: 内容理解 + カテゴリ分類]
                    → [感情分析]
                    → [顧客情報統合表示(並列実行)]
                    → [RAG: FAQ/ナレッジ検索(並列実行)]
                    → <自動回答判定>
  条件: FAQ一致度80%以上 AND 感情スコア<0.5 AND 定型カテゴリ
    ├── 自動回答可能 → [LLM: 回答生成] → [自動送信] → [記録自動生成]
    └── 人間対応必要 → [スキルベースルーティング]

[レーン: オペレーター]
  [AI支援画面]
    - 顧客サマリー
    - 推奨回答3候補
    - 過去対応履歴
    - 関連FAQ
  → [回答作成(AIドラフト編集可)]
  → [送信] → [記録自動生成]

[レーン: 専門チーム]
  [エスカレーション受付]
  → [AI: 関連部門の情報自動収集]
  → [専門対応]
  → [ナレッジベースに追加]

Mission 2: 例外処理設計

要件

To-Beプロセスで発生しうる例外を網羅し、フォールバックとエスカレーションを設計してください。

  1. 例外シナリオの洗い出し(最低8件)
  2. フォールバック設計(3段階)
  3. エスカレーションマトリクス
解答例

例外シナリオ

#例外タイプ発生確率影響度
1LLMが不適切な回答を生成AI精度5%
2感情分析が怒りを見逃すAI精度8%
3多言語の問い合わせデータ2%
4画像添付の問い合わせデータ5%
5AIシステムのレスポンス遅延システム3%
6AIシステムの全面停止システム0.1%最高
7法的対応が必要なクレームビジネス1%
8SNSでの炎上につながる案件ビジネス0.5%最高

フォールバック設計

例外Level 1Level 2Level 3
LLM不適切回答別モデルで再生成テンプレート回答有人対応
感情見逃しキーワードルール検知全件オペレーター確認有人対応
多言語翻訳API経由で処理多言語対応スタッフ外部翻訳サービス
システム遅延キャッシュ応答「確認中」自動返信有人対応
システム全停止--全件有人対応(手順書)

Mission 3: 段階的移行計画

要件

問い合わせ対応プロセスの段階的移行計画を策定してください。

  1. 3フェーズの計画(パイロット → 拡大 → 全面展開)
  2. 各フェーズの対象・成功基準・撤退基準
  3. Go/No-Go判定基準
  4. ロールバック手順
解答例

移行計画

フェーズ期間対象成功基準撤退基準
パイロット2ヶ月チャットの配送状況問い合わせ(月2,250件)自動回答率40%、顧客満足度4.0以上自動回答率20%未満、クレーム増加
拡大2ヶ月チャット全カテゴリ + メール(配送状況)自動回答率35%、応答時間50%削減誤回答率10%超、顧客離反増加
全面展開3ヶ月全チャネル・全カテゴリ一次解決率75%、工数30%削減顧客満足度3.5未満

ロールバック手順

1. AI自動回答を停止(即時)
2. 全問い合わせを有人キューに切り替え
3. 未送信のAI回答をキャンセル
4. 一時的にオペレーター増員(派遣)
5. 原因分析(3営業日以内)
6. 改善策の策定と再テスト

達成度チェック

観点達成基準
To-Beフロー4つの再設計パターンが適切に適用されている
判断ポイントAI確信度に基づく動的な分岐が設計されている
例外処理8件以上の例外シナリオとフォールバックが定義されている
移行計画3フェーズの計画に成功基準・撤退基準が明記されている
ロールバック具体的な手順が定義されている
数値目標As-Isのボトルネックに対する具体的な改善目標がある

推定所要時間: 90分